ورقة بحثية بعنوان ادارة المخازن. تُعَد ادارة المخازن والمستودعات أحد أهم الموارد التي توليها المؤسسات اهتماماً كبيراً، وذلك نظراً للأهمية الخاصة لكل منهما، فهما يمثلون موارد المؤسسة في شكل …
ورقة بحثية بعنوان ادارة المخازن(مفهوم ادارة المخازن)
هي الوظيفة التي تقوم على اساس تخطيط وتنظيم المواد المخزنية والسيطرة عليها لغرض انسيابها باستمرار وذلك يوضح نظام تصنيف وتبويب وترميز المواد وتحديد اماكن خزنها بأمان مع تلافي تراكم المخزون وملاحظة تثبيت كافة الاجراءات في بطاقات وسجلات خاصة وتصب هذه الوظيفة على مرحلتين اولهما هي مرحلة تخزين المواد الوارده والثانية هي مرحلة تخزين المواد الصادرة 0
ومن التعريف اعلاه نجد ان وظيفة ادارة المخازن ذات مسؤوليات واسعة وترتبط فعاليتها بكل الاقسام الاخرى في المشروع حيث ان لها علامة باقسام الانتاج والشراء والتسويق والمالية والخدمات لذا فأن التنسيق بينها والاقسام الاخرى من شأنه ان يحقق اهداف المشروع
مهام ادارة المخازن
تختلف المسؤوليات و المهام المنوطة بوظيفة التخزين من منشاة لأخرى, لعدة أسباب من أهمها حجم المنشأة و طبيعة أعمالها و المستوي التقني الذي تطبقه. و نظام المعلومات المتاح لديه. و رغم اختلاف هذه المهام و المسؤوليات, فإننا سنقوم بتحديد المهام الأساسية لإدارة المخازن, و كيفية القيام بهذه المهام مع نظام أوركيدا أي أر بي. و تتمثل هذه المهام في:
1- تصنيف المخزون و تكويده
2- الاحتفاظ بالأصناف في المخازن و ترتيبها
3- الاستلام و الفحص
4- صرف المواد و المستلزمات المختلفة
5- مراقبة المخزون (كميات , و تكلفة)
6- جرد المخزون
و هناك مهام إضافية قد يتم الحاقها بالمخازن, أو قد يتم تخصيص إدارة خاصة لها, وهي
7- التحويلات بين المخازن, و بين الفروع
8- تكويد الأصناف المجمعة الخاصة بعروض المبيعات
1- تصنيف المخزون و تكويده
و تنطوي هذه المهمه على وضع نظام لتعريف ووصف الأصناف التي يتكون منها المخزون, و إعداد دليل أو فهرس لتمييزها و تحديد مواصفلاتها أو خصائصها, وهو ما يطلق عليه “شجرة الأصناف”, و تشمل هذه العملية الاتي:
- تكويد الصنف يقصد بها إعطاء رقم أو رمز لكل صنف من أصناف المخزن يستدل به على الصنف و تسهل عملية تداوله بالمخزن
- تحديد حقول توصيف الأصناف, و حقول تبويبها.
- تحديد درجة تفصيل المواد حسب أنواع المواد المختلفة, فمثلا المواد الكيميائية قد تحتاج إلى تفعيل تاريخ الصلاحية معها وهكذا
و سنجد الشرح الوافي لكيفية تكويد الأصناف, و تصنيفها في المواضيع التالية:
1- تكويد الأصناف و تصنيفها
2- وحدات الصنف التقليدية و الوحدات ذات الأبعاد
و بالنسبة للتعامل مع تفاصيل الصنف فتم شرحه في المواضيع التالية:
3- تفاصيل الصنف – الأوان و المقاسات
4- تفاصيل الصنف – سيريال, باتش, تاريخ صلاحية
5- باركود الأصناف
2-ترتيب الأصناف داخل المخازن
و تتناول هذه المهمه وضع و ترتيب الأصناف الواردة للمخازن في الأماكن المناسبة لها, و بما يحقق الاستفادة القصوي من مساحات و أدوات و معدات التخزين. و في نفس الوقت لكي, يسهل الوصول لهذه الإصناف, فسيلتزم ذلك تحديد موقع تخزين الصنف مع تعريف الصنف.
و هنا يجدر الإشارة إلى نقطة هامة, و هي أنه في كثير من الأحيان, ما يقع خلط بين تصنيف الأصناف, و تعريف المخازن.
فمثلا عندما نشير إلي مخزن الكيماويات, فقد نعني بذلك:
1- أننا نعني, أرصدة (مجموعة الأصناف التي قمنا بتصنيفها ب كيماويات في شجرة الأصناف) في “مخزن.
2- أنه, بالفعل يوجد مخزن منفصل لأصناف الكيماويات
و الفرق بين الاثنان كبير. فتصنيف الأصناف, عملية تتم مرة واحدة مع تعريف الأصناف. أما تعريف مخزن جديد, فعملية متكررة تتم مع كل حركة دخول و خروج للصنف من و إلى المخزن, و يترتب عليها, جرد و مراقبة إضافية لهذا المخزن.
3-استلام و صرف المواد من المخزن
- الاستلام و الفحص
و تتعلق هذه المهمه, باستقبال المواد و الأصناف الوارده للمخزن من الموردين, وفحصها و مطابقتها على أوامر التوريد الصادرة بشأنها
و تعتبر حركة استلام الأصناف جزء من دورة المشتريات, ولذا فأن إدارة المخازن تقوم بدورها في دورة المشتريات متمثلا في تنفيذ خطوة “إذن الاستلام”, و الذي تم شرحه في موضوع “الدورة المستندية للمشتريات”
- تسليم الأصناف للجهات الطالبة من خارج المنشآة
و تعتبر حركة تسليم الأصناف جزء من دورة المبيعات, ولذا فأن إدارة المخازن تقوم بدورها في دورة المشتريات متمثلا في تنفيذ خطوة “إذن التسليم”, و الذي تم شرحه في موضوع “الدورة المستندية للمبيعات”
- الصرف الداخلي للمواد و المستلزمات المختلفة
و تحتوي هذه المهمه على استلام و تصنيف طلبات صرف الأصناف المختلفة داخل المنشأة.
و الصرف الداخلي, عادة ما يندرج تحته
حركات الصرف و الإضافة الخارجة عن حركات البيع و الشراء, مثل إعدام المخزون, و صرف هدايا, وما شابه و سيلي شرحه في موضوع “حركات الصرف و الإضافة الداخلية”
- الصرف لصالات الإنتاج المختلفة, و سيتم شرحة في نظام الإنتاج و التشغيل
4-مراقبة المخزون (كميات , و تكلفة)
وتشمل هذه المهمة جميع الأنشطة التي يستدل منها على سلامة إجراءات العمل بالمخازن.
و من أهم مجالات الرقابة على المخزون:
• تحديد مستويات الحد الأدنى, ومخزون الأمان
• الأصناف تحت حد الطلب
• الأصناف الراكدة
• تكلفة المخزون
5- جرد المخزون
و ترتبط هذه المهمة بالتحقق من مطابقة الكميات الفعلية بالمخازن لأرصدتها الدفترية, والكشف عن أي نقص بالنسبة للأصناف المخزنة, و هناك نوعان من الجرد
جرد أول المدة
الجرد الدوري للمخزون
6-التحويلات بين المخازن, و بين الفروع
التحويل بين المخازن داخل نفس الفرع, يعتبر عمل داخلي, لإدارة المخازن. أما التحويل بين الفروع, فغالبا ما تدخل فيه إدارة المخازن مع إدارة التوريد و الإمداد, و متابعة البضاعة بالطريق
7-تكويد الأصناف المجمعة الخاصة بعروض المبيعات
الأصناف المجمعة هي أبسط الطرق, لدمج مجموعة أصناف مع بعض, ليتم عرضهم للبيع كوحدة واحدة, وبسعر محدد. و الصنف المجمع, و تقع مسؤولية إدارة المخزون, في تكويد الأصناف المجمعة هنا, وتفعيل أو إلغاء تفعيلها.
8- التقارير و المراجعة
ورقة بحثية بعنوان ادارة المخازن
اقراء ايضا: حل واجب برنامج لتنمية القيادة للعمل التطوعي وفق النظرية الموقفية
ورقة بحثية بعنوان ادارة المخازن(اهمية ادراة المخازن)
التخزين يمثل رغبة ملحة من رغبات الانسان في جميع الاوقات الانه يعتبر في الوقت الحاضر جزءاً هاماً من النشاط الاقتصادي الذي تستثمر فيه الاموال 0
وتعمل في ميادنه اعداد غير قليلة من الموارد البشرية كما تستخدم فيه الآن احدث الالات والمعدات لغرض تسيير عمليات الحفظ والمناولة بأستخدام التكنلوجيا المتطورة ويعتبر التخزين من اهم المدخلات في عمليات الانتاج كما انه يتحول بعد عمليات التشغيل الى مخرجات في هيئة مواد مصنعة او نصف مصنعة تحتاج الى عمليات التخزين وكذلك يسهل تجميع المواد التي لها ندرة وجعلها في متناول الاستهلاك او الانتاج وهناك دوافع عديدة تدعو المشروع لتخزين المواد والمنتجات من اهم هذه الدوافع:-
- تأمين التغذية والامداد المنتظم للعملية الانتاجية بمختلف انواع المواد والاجزاء والمنتجات النصف مصنعة والمهمات ومواد الصيانه وقطع الغيار والتجهيزات والمعدات الرأسمالية وغيرها من المستلزمات وذلك يهدف ضمان التدفق المستمر للانتاج0
- مواجهه متطلبات الصناعة الحديثة اصبح اسلوب الانتاج المستمر هو المسيطر على الصناعة الحديثة وفي هذا الاسلوب ينتج المشروع تقدماً للسوق كميات كبيرة من المنتجات ولم يعد الانتاج في غالبياته كما كان سابقاً يتم بناءاً على طلبات مسبقة0
- موسميةانتاج بعض المستلزمات مما يجعلها غير متوفرة في المواسم الاخرى من العام 0
- ادخال بعض التغيرات المقصورة على طبيعة السلعة من خلال خدمتها لفترة معينة كما هو الحال في الاخشاب او صناعة الخمور 00الخ0
- الاستفادة من فرق الاسعار0
- التخزين للمضاربة
- التخزين للحالات الاضطرارية
الادراة الحديثة وعلاقتها بادارة المخازن
العالم لا يتوقف ابدا ً عن مواكبة التطور في المخازن هي عصب الإنتاج بل وعصب الشركة ككل ولذلك فإن الدول دائما ما تقوم بتطوير أساليب ونظم ادارة المخازن ولعل اهم هذه الاساليب فى ادارة المخازن الحديثة هو ( منهج الكايزن – وانظمة الايزو ) والتى ساهمت بشكل كبير فى تطوير وتحسين أساليب ادارة المخازن الحديثة.
الكايزن : وهو مصطلح ياباني يعني التحسن المستمر للشركة فى بيئة الأعمال ففى مفهوم الكايزن لا يوجد يوم يمر على الشركة دون عمل تحسينات حتى ولو كانت ضئيلة ، وتعتمد فلسفة الكايزن على التحسين المستمر لانظام إدارة الشركة ( كادارة المخازن ) بأقل التكاليف الممكنة ويقوم أسلوب إدارة المخازن الحديثة ( الكايزن ) على عدة مبادئ
وهي :
1- لا يمر يوم على الشركة بدون تحسينات فى كافة الاقسام وفروع الشركة.
2- لا يوجد شيء لا يمكن تحسينه وتطويره فكل شيء قابل للتحسين والتطوير.
3- بدل من أن تنتقد قدم مقترحات وبدائل لحل المشكلات .
4- مبدأ الجودة قبل الربح وبناء ثقة العميل قبل الحصول على الأرباح.
وكذلك انظمة الايزو : التى تتبنى مبادئ الجودة المستمرة والتحسين فى بيئة الاعمال ويوجد لها منظمة تعطي شهادات للشركات التي تنفذ مبادئها فى الادارة وتلتزم بها
من هنا تجدر الاشارة الى ان التطور والتحسين المستمر فى ادارة المخازن هو امر هام لابد منه وكل الشركات الآن تبحث عن الافضل من أجل زيادة قدرتها التنافسية وحصولها على ثقة العميل بتقديم منتجات ذات جودة عالية وبأقل تكلفة ممكنة ولا يحدث ذلك إلا بادارة مخازن ومستودعات وادارة مخزون على اعلى مستوى من الكفاءة والدقة والسرعة وتقرير فى غاية السرعة والدقة لكافة مستخدميها ولا يحدث ذلك إلا بتوافر برنامج إدارة مخازن ومراقبة مخزون مناسب للشركة يقدم لها كافة الحلول فى هذا الشأن.
ورقة بحثية بعنوان ادارة المخازن
