دواعي التنسيق، وسائله، وشمولية وظيفة التنسيق

دواعي التنسيق، وسائله، وشمولية وظيفة التنسيق

الوسائل المستخدمة في التنسيق:

هناك وسائل عديدة يمكن أن تستخدم كوسائل للتنسيق سواء التنسيق الأفقي أو التنسيق الرأسي ومن هذه الوسائل ما يلي:

1 – تسلسل الأوامر

وهي تعني أن كل مسؤول فقط مسؤول فقط أمام رئيسه المباشر وطبيعي وجود هذا المبدأ يمكن الرئيس من التنسيق بين مرؤوسيه والمفهوم النظري لهذا المبدأ أنه حتى يتم التنسيق لابد من وجود رئيس واحد مشترك حتى يتم التنسيق بين أعمال أكثر من مرؤوس تحت هذا الرئيس المشترك.

2 – التنسيق بالقواعد والإجراءات

اذا كان العمل المطلوب أداؤه يمكن التنبؤ به ويمكن تخطيطه مسبقا فانه يمكن التحديد المسبق للأعمال التي يجب على التابعين أو المرؤوسين القيام بها ومن ثم فإن القواعد والإجراءات تكون مفيدة لتنسيق الأنشطة الروتينية المتكررة.

3 – التنسيق بالأهداف

يقوم معظم المديرين بتحديد المقاصد والغايات لتابعيهم لتسهيل التنسيق وفي حالة قيام كل رئيس بتحقيق الهدف فانه يجب تنسيق جهودهم في ضوء تلك الأهداف المحددة مسبقا.

4 – استخدام المساعدين في التنسيق

يقوم بعض المديرين بتعيين مساعد للقيام بوظيفة المدير في تنسيق تابعيه بشكل أيسر وحينن يقوم بعض المرؤوسين بنق مشكلة الى المدير فان المساعد يقوم بتجميع المعلومات عن المشكلة ويبحث المشكلة ويقدم النصيحة عن البدائل المتاحة وهذا يزيد بفاعلية من قدرة المدير على تناول المشكلات وتنسيق عمل مرؤوسيه.

5 – استخدام الاتصال للتنسيق

عندما ينمو حجم الاتصالات بين قسمين فان الكثير من المديرين يقومون بتعيين شخص خاص بالاتصال لتسهيل التنسيق.

6 – اللجان

بالرغم من الانتقادات الكثيرة الموجهة للجان الا أنها تعد من الأساليب التنظيمية الشائعة التي تسهم في التناسق بين ارجاء التنظيم وتعد اللجان مهمة في توفير المعلومات وتبادلها والتقريب بين وجهات النظر ولذلك قد تكون ضرورية بين الأقسام التي ترتبط مع بعضها بعلاقات متعددة ومتنوعة أو القرارات التي تنعكس أثارها على أنشطة متعددة.

7 – المشروعات (تنظيم المصفوفة)

أثبت هذا الأسلوب فاعلية في التنسيق وهو يقوم على انجاز بعض الأعمال ذات السمة الخاصة من خلال وضع مشروع معين يعين له مدير ويعاونه مجموعة من المختصين من أقسام المنشأة المعنية.

ساعد هذا الأسلوب أيضا في تقريب وجهات النظر وتدعيم التفاعل بين الأفراد ذوي المعارف المختلفة وتنمية العلاقات الاجتماعية الفردية بينهم.

8 – المناقشات غير الرسمية

كثير من مشكلات عدم التناسق يمكن حلها عن طريق العلاقات الودية والمناقشات غير الرسمية بين مديري الأنشطة المختلفة وخصوصا الذين يشغلون مراكز في المستوى نفسه.

9 – المنسق الخاص

نتيجة إدراك الشركات لأهمية التنسيق في فاعلية العمل الجماعي اتجه بعضها الى انشاء وظيفة المنسق الخاص الذي يقدم النصائح التي تعاون المديرين في أداء مهمة التنسيق وهذا الأسلوب لا يعني أنه بديل للمدير في هذه المهمة وانما لأجل المساعدة وتدعيم فكرة التنسيق المبني على الاقتناع وليس على السلطة فقط

شمولية وظيفة التنسيق

يحدد التنسيق الإطار الذي يجب أن تتحقق من خلال الأهداف الإدارية وهو بذلك عمل يتغلغل في صلب كل نشاط اداري ومطلوب من كل فرد أو مجموعة في المنظمة ومن خلاله يستطيع كل مدير النظر الى ما يتم من أعمال في قسمه أو بين مجموعته التي تسهم في تحقيق الأهداف.

من ناحية أخرى فإن التنسيق يتم من خلال العملية الإدارية فكما سبق ان التنسيق بين جهود الافراد والأقسام الإدارية يتم من خلال القرارات الإدارية وهذا يعني انه لكي تتحقق الأهداف المطلوبة فلا بد من اتخاذ قرارات تحدد طبيعة العمل المطلوب من كل فرد أو من كل قسم اداري وهذا يعني ان الأداء السليم للعملية الإدارية يرتبط بجودة وكفاءة التنسيق القائم بين العمليات المختلفة في كل المواقع وذا ما اتضح للإدارة ان التنسيق من خلال القرارات لا يحقق الهدف المطلوب من كل عملية إدارية فإن هذا يعني أن جهودا إضافية أخرى لابد وأن تتخذ للتنسيق بين هذه العمليات كذلك فإذا ما اتضح ان هناك خللا في الأداء في أية عملية فقد يعني ان القاعدة التي بني عليها التنسيق تحتاج الى المراجعة والتقييم .

اقراء ايضا: تجميعات اختبارات لكل المواد