استراتيجيات فعالة لإدارة الوقت. في البداية لابد لنا من تعريف ادارة الوقت كمدخل لاتباع الخطوات الصحيحة. إدارة الوقت هي عملية تنظيمية فعَّالة جداً، تُمكِّنك من تركيز وقتك وطاقتك على أهم أولوياتك، وتتيح لك الإدارة الجيدة للوقت والعمل بذكاءٍ أكثر لا بجهدٍ أكبر، فتحقِّق نتائج أفضل في وقت أقل، فعندما تدير وقتك بفاعلية، يمكنك إنجاز الكثير في وقتٍ أقل، وتحديد أهدافٍ أفضل، وتحقيقها بسرعة، وتنظيم وقتك كذلك.
استراتيجيات فعالة لإدارة الوقت بالشكل الصحيح
1. التنظيم وتحديد الأولويات يمكنك من إدارة وقتك بشكل فعال
قبل أن تتمكن من البدء في تحديد المهام والاستفادة من وقتك بفعالية . يجب أن يكون لديك فهم واضح لكل ما تحتاج إلى تحقيقه. تتمثل الخطوة الأولى في تنظيم المهام وتحديد أولوياتها. فيما يلي بعض الاستراتيجيات البسيطة التي يمكنك استخدامها لمساعدتك في هذه المرحلة:
اكتب قائمة مهام: قد يبدو هذا أمرًا أساسيًا. ولكن حتى يكون لديك قائمة بكل ما تحتاج إلى القيام به ، كيف يمكنك تحديد أولويات ما يجب القيام به أولاً؟ إذا كنت تفضل استخدام قوائم المهام البسيطة. فحاول إعدادها كل يوم للتأكد من أنها محدثة. وأنك تقوم بتدوين المهام التي يمكن تحقيقها في غضون الجدول الزمني الذي تعمل عليه. قد تجد أنه من المفيد تضمين المهام الشخصية مثل غسل الملابس. حيث سيساعدك ذلك على تقدير الوقت الذي ستستغرقه لإكمال كل شيء بشكل أكثر دقة.إدارة وقتك بشكل فعال
قم بإنشاء مصفوفة عاجلة / مهمة: يمكن أن تكون المصفوفة العاجلة / المهمة مفيدة للغاية. إذا وجدت صعوبة في تحديد الأولويات أو شعرت أن قائمة مهامك أصبحت مربكة بعض الشيء. يمكنك معرفة المزيد حول كيفية إنشاء مصفوفة عاجلة / مهمة في هذا عن طريق تنزيل هذه النشرة.
حدد وقتًا للقيام بالأشياء التي تتجنبها عادةً: قد تكون هذه مهام في روتينك اليومي. مثل الغسيل أو الكي أو إدارة بريدك الإلكتروني. إذا كنت تقضي وقتًا في الخوف من هذه المهام أو تجنبها. فمن المحتمل أن ينتهي بك الأمر عادةً في القيام بها في وقت ليس مثاليًا ويزيد من إجهادك العام. يجدر أيضًا التفكير في مقدار الوقت الذي تقضيه في هذه المهام. وما إذا كان من الممكن تقسيمها إلى أجزاء أكثر قابلية للإدارة. يمكن أن يساعد تقسيم المهام الكبيرة والقيام بكميات صغيرة على أساس أكثر انتظامًا في مكافحة الرغبة في المماطلة. مما يجعلك أكثر كفاءة.
2. خطط لوقتك
قد يكون من المغري تخطي مرحلة التخطيط إذا كنت تشعر بالإرهاق. ولكن خطر عدم التخطيط هو أنك قد تقضي ساعات في تعديل عملك بالقرب من الموعد النهائي. إذا لم تكن قد عملت على الأمور بطريقة منطقية. فيما يلي بعض الاستراتيجيات البسيطة للتخطيط لوقتك:
استخدم تقويمًا أو يوميات لحجب وقتك: قد يبدو هذا بسيطًا جدًا لأنك ربما تستخدم التقويم بانتظام بالفعل. ومع ذلك ، ربما لا تستخدمه بكامل طاقته. خصص وقتًا في التقويم لإكمال المهام والأنشطة الاجتماعية. يمكنك تلوين كل جزء من الوقت لترى بسرعة مقدار الوقت الذي خصصته عبر دراستك وأنشطتك الاجتماعية.
نصيحة: لا تنسَ تخصيص وقت للقراءة وتدوين الملاحظات حول ما قرأته. وتعتبر من اهم استراتيجيات الفعالة لإدارة الوقتقم بإنشاء خطة مهمة / مراجعة: اعمل للخلف من الموعد النهائي الخاص بك لمعرفة مقدار الوقت الذي لديك لإكمال كل مرحلة من مراحل العمل. امنح نفسك مواعيد نهائية أصغر لإكمال كل مكون على سبيل المثال البحث والقراءة والكتابة والتحرير والتدقيق اللغوي. حاول أن تكون مفصلاً قدر الإمكان حتى لا تنسى أشياء مثل الرجوع إليها.
نصيحة: إذا قررت في هذه المرحلة استخدام أداة إدارة المراجع لتخزين سجلات مصادرك. فستوفر الكثير من الوقت دون الحاجة إلى القيام بذلك يدويًا كنهاية.
إذا كنت تقوم بإنشاء خطة مراجعة ، فلماذا لا تحقق من هذا المورد لمساعدتك في إنشاء خطتك:
قم بإنشاء لوحة Kanban: اللوحة عبارة عن أداة تعقب بسيطة وواحدة يمكنك الرجوع إليها باستمرار عند ظهور المهام. يمكنك استخدامه لتحريكك عبر المهام المنفصلة ويمنحك رؤية لما حققته ، مما يدعم دوافعك. تحتوي لوحة Kanban على المجالات الثلاثة التالية: ما عليك القيام به ، وما تفعله ، وما قمت به. يمكنك تضمين أقسام إضافية لتلك الأشياء “قيد الانتظار”. مثل مهمة جماعية حيث تنتظر شخصًا آخر قبل أن تتمكن من القيام بمهمتك التالية. تعمل هذه الإستراتيجية بشكل أفضل عند دمجها مع أداة إدارة المهام مثل تطبيق الويب المجاني Trello. في Trello ، يمكنك إنشاء ثلاث قوائم منفصلة أو أكثر من قوائم المهام. عند إكمال العناصر الصغيرة ، يمكنك نقلها من قائمة “ما يجب أن أفعله” إلى قائمة “ما فعلته”
3. تعظيم قدرتك على التركيز لتتمكن من إدارة وقتك بشكل فعال
بمجرد أن تعرف ما عليك القيام به ولديك خطة للوقت الذي ستحقق فيه هذه الأشياء. فقد حان الوقت للتركيز على إنجاز مهامك. لمساعدتك على أن تكون أكثر إنتاجية خلال هذا الوقت . هناك بعض الأشياء الأخرى التي قد ترغب في التفكير في وضع استراتيجية لها. ألق نظرة على الأمثلة أدناه:
التخطيط أو إزالة عوامل التشتيت: قد يكون لديك خطة تراعي جميع مهامك. ولكن هل فكرت فيما إذا كانت كل مهمة يتم إكمالها في المكان المناسب أم في الوقت المناسب من اليوم؟ النظر في الوقت الذي قد يكون فيه رفقاء المنزل الصاخبون في المنزل. وامتلاك استراتيجيات مثل الموسيقى. / سماعات الرأس للتعامل مع ذلك أمر مهم حقًا. هل لديك صديق يتصل بك في وقت معين من اليوم؟ حاول التخطيط لمهام لهذا الوقت يمكنك القيام بها أثناء استخدام الهاتف ، مثل الغسيل أو الترتيب.
خصص وقتًا للاستراحة والتمرين: لكي تكون منتجًا ، يجب أن تكون مرتاحًا جيدًا ومستعدًا للتركيز. في خططك ، تأكد من تضمين فترات راحة منتظمة ووقتًا لممارسة بعض التمارين. حتى لو كان هذا مجرد نزهة قصيرة لمدة 20 دقيقة. هذه المرة مهمة للسماح لك بتنظيم أفكارك وستساعدك في الواقع على الشعور بمزيد من التحكم وإنجاز المزيد.
افهم سبب المماطلة: كلنا نماطل بطريقة أو بأخرى. ومع ذلك ، إذا أردنا تعلم كيفية إدارة وقتنا بشكل أكثر فاعلية. فمن المفيد محاولة فهم سلوك التسويف لدينا والأسباب الكامنة وراءه. بدلاً من الكسل البسيط ، يحدث التسويف عادةً عندما نشعر بمشاعر غير سارة عندما نواجه مهمة معينة. ألق نظرة على هذا المورد لفهم المزيد عن التسويف وكيف يمكنك التغلب عليه.
اقراء ايضا: التطور المهني
اقراء المزيد
