يمكن أن يكون فهم أساسيات إدارة الأموال امر بالغ الاهمية للحصول على الأموال وإدارة الأموالبالإضافة إلى العملاء ، فإن التدفق النقدي وإدارة حساباتك بشكل صحيح هو ما يحافظ على استمرار عملك. وبالتالي ، فإن الحصول على أجر كامل وفي الوقت المحدد ، بالإضافة إلى فهم إدارة الأموال ، يجب أن يصبح أولوية ، حتى لو اخترت تعيين محاسب أو محاسب لإدارة الدفاتر. ستظل بحاجة إلى التعرف على مبادئ وأنشطة مسك الدفاتر وإدارة الأموال الأساسية مثل فهم الائتمان ، وقراءة البيانات المصرفية والنماذج الضريبية ، وفهم الحسابات المدينة والدائنة. يتعين عليك أيضًا النظر بعناية في خيارات دفع الشراء التي تقدمها للعملاء ، بما في ذلك النقد والشيكات وبطاقات الخصم وبطاقات الائتمان وخيارات الدفع عبر الإنترنت ، بالإضافة إلى تحديد شروط الدفع وتحصيل الديون في حالة عدم السداد.
فتح حساب بنكي من أساسيات إدارة الأموال
بمجرد اختيار اسم وتسجيل عملك ، ستحتاج إلى فتح حساب مصرفي تجاري. يعد إنشاء حساب مصرفي للأعمال أمرًا سهلاً. ابدأ بتحديد البنك الذي تريد العمل معه – فكر في الأعمال الصغيرة الملائمة – واتصل لترتيب موعد لفتح حساب. ليس هناك الكثير المطلوب أكثر من ذلك. ومع ذلك ، عندما تذهب ، تأكد من حصولك على الهوية الشخصية بالإضافة إلى أوراق تسجيل اسم عملك ورخصة العمل ، لأن هذه عادة ما تكون مطلوبة لفتح حساب مصرفي تجاري. ستكون الخطوة التالية هي إيداع الأموال في حسابك الجديد (حتى 100 دولار على ما يرام). إذا كان رصيدك سليمًا ، فاطلب أيضًا من البنك إرفاق حد ائتمان بحسابك ، والذي يمكن أن يكون مفيدًا للغاية عند إجراء عمليات شراء للعمل أو أثناء فترات المبيعات البطيئة لتغطية النفقات العامة حتى زيادة الأعمال. تأكد أيضًا من السؤال عن حساب تاجر بطاقة ائتمان وحساب مدين وخدمات الأعمال الصغيرة الأخرى.
إمساك الدفاتر من أساسيات إدارة الأموال
عندما يحين وقت إعداد دفاترك المالية ، لديك خياران – افعل ذلك بنفسك أو قم بتعيين محاسب أو محاسب. قد ترغب في القيام بالأمرين معًا عن طريق الاحتفاظ بدفاترك الخاصة وتوظيف محاسب لإعداد البيانات المالية لنهاية العام والنماذج الضريبية. إذا اخترت الاحتفاظ بكتبك الخاصة ، فتأكد من أنك تستثمر في برامج المحاسبة مثل Quickbooks أو Quicken لأنها سهلة الاستخدام وتجعل مسك الدفاتر ممتعًا تقريبًا. تسمح لك معظم برامج المحاسبة بإنشاء الفواتير وتتبع أرصدة الحسابات المصرفية ومعلومات حساب التاجر وتتبع الحسابات الدائنة والمدينة.
إذا لم تكن متأكدًا من قدراتك في مسك الدفاتر حتى بمساعدة برامج المحاسبة ، فقد ترغب في تعيين محاسب للقيام بكتبك على أساس شهري ومحاسب قانوني لتدقيق الكتب كل ثلاثة أشهر وإعداد بيانات الأعمال والضرائب في نهاية العام عائدات. للعثور على محاسب أو محاسب في منطقتك ، يمكنك الاتصال بالرابطة الأمريكية للمحاسبين القانونيين أو المعهد الأمريكي للمحاسبين المحترفين. في كندا ، يمكنك الاتصال بالمحاسبين القانونيين الكنديين أو جمعية المحاسبين الكندية.
إذا كنت تغسل النوافذ في عطلات نهاية الأسبوع فقط لكسب بضعة دولارات إضافية ، فليس هناك حاجة إلى برامج المحاسبة أو خدمات المحاسبة. ما عليك سوى الاستثمار في دفتر الأستاذ الأساسي وتسجيل جميع تكاليف الأعمال والمبيعات. نظرًا لأنك تفعل ذلك بنفسك ، تأكد من استخدام نهج منطقي عند حساب مقدار الاستثمار في عملك مقابل الإيرادات والأرباح المتوقعة. تذكر أيضًا الاحتفاظ بجميع سجلات الأعمال والضرائب في مكان جاف وآمن لمدة تصل إلى سبع سنوات. هذا هو الحد الأقصى لمقدار الوقت الذي يمكن لـ IRS و Revenue Canada طلب معلومات الإيرادات والمصروفات التجارية السابقة.
قبول النقد والشيكات وبطاقات الخصم من أساسيات إدارة الأموال
في بيئة الأعمال التجارية شديدة التنافسية اليوم ، يجب عليك تزويد العملاء بالعديد من طرق الدفع ، بما في ذلك النقد وبطاقات الخصم وبطاقات الائتمان والنقد الإلكتروني. هناك تكلفة لتوفير خيارات الدفع هذه – رسوم الحساب ورسوم المعاملات وتأجير المعدات ورسوم التاجر بناءً على نسبة مئوية من إجمالي قيمة المبيعات. لكن يجب النظر إلى هذه النفقات على أنها تكلفة لممارسة الأعمال التجارية في القرن الحادي والعشرين. ومع ذلك ، يمكنك تقليل الرسوم عن طريق التسوق للحصول على أفضل خدمة بأفضل الأسعار. ليست كل البنوك وحسابات التاجر وخدمات معالجة الدفع متشابهة ، وتختلف الرسوم على نطاق واسع. يمكنك أيضًا التحقق من جمعيات الأعمال الصغيرة مثل غرفة التجارة لمعرفة ما إذا كانت تقدم خصومات للأعضاء ؛ ليس من غير المألوف توفير ما يصل إلى 2 في المائة على رسوم تاجر بطاقات الائتمان. فقط تذكر أن المستهلكين يتوقعون خيارات عندما يحين وقت الدفع مقابل مشترياتهم ، وإذا اخترت عدم تقديم هذه الخيارات ، فتوقع مبيعات أقل.
النقد هو الطريقة الأولى لكسب الأموال ، وهو أمر رائع لأنه سائل ولا يتطلب وقتًا للمعالجة. بمجرد وصول النقد ، يمكنك استخدامه لدفع الفواتير والاستثمار في أنشطة بناء الأعمال لزيادة الإيرادات والأرباح. الجانب السلبي الرئيسي هو أن النقد محفوف بالمخاطر لأنك قد تتعرض للسرقة أو تخسره. في مثل هذه الحالات ، قد يكون التحصيل من شركة التأمين الخاصة بك أمرًا صعبًا إذا لم تكن هناك معاملة ورقية كدليل. حتى إذا كنت تفضل عدم تلقي النقد ، فهناك أشخاص سيدفعون نقدًا ، لذا اعتد على عمل ودائع مصرفية يومية خلال ساعات النهار. استثمر أيضًا في خزنة ذات نوعية جيدة لتخزين النقود في الأوقات التي لا يمكنك فيها الوصول إلى البنك.
إذا كنت تدير نشاطًا تجاريًا خدميًا ، فإن الطريقة الأكثر شيوعًا التي لا يزال الناس يدفعون مقابل الخدمات بها هي الشيك. عليك اتخاذ بعض الاحتياطات لضمان عدم تركك أمام فحص مطاطي ، خاصة عند التعامل مع عملاء جدد. اطلب رؤية بطاقة هوية تحمل صورة وكتابة رقم رخصة القيادة الخاصة بالعميل على الشيك. إذا تجاوز مبلغ الشيك بضع مئات من الدولارات ، فاطلب من المشتري الحصول على الشيك مصدقًا أو الدفع بحوالة مصرفية بدلاً من ذلك ، خاصةً إذا كان العميل جديدًا في عملك. اعتد أيضًا على التحقق من التواريخ والمبالغ بالدولار للتأكد من صحتها. لقد تم القبض علي عدة مرات بتواريخ خاطئة ومبالغ بالدولار وقد يستغرق الأمر وقتًا طويلاً للحصول على شيك جديد بسبب خطأ بسيط.
تعد بطاقات الخصم خيارًا آخر ، ولكن لقبولها ، ستحتاج إلى شراء أو استئجار محطة بطاقة خصم. تقدم معظم البنوك والاتحادات الائتمانية للعملاء التجاريين معدات وخدمات بطاقات الخصم. ستعيدك معدات المعالجة حوالي 40 دولارًا شهريًا لمحطة توصيل بخط هاتف تقليدي وحوالي 100 دولار شهريًا لمحطة خلوية ، بالإضافة إلى تكلفة خط الهاتف أو الخدمة الخلوية. هناك أيضًا رسوم معاملات يتقاضاها البنك وتدفعها في كل مرة يتم فيها إجراء معاملة بطاقة خصم ، والتي تتراوح من 10 سنتات إلى 50 سنتًا لكل معاملة ، بناءً على متغيرات مثل القيمة بالدولار وتكرار الاستخدام.
فتح حساب تاجر بطاقة ائتمان من أساسيات إدارة الأموال
استبدل العديد من المستهلكين النقود الورقية تمامًا لصالح البلاستيك لشراء السلع والخدمات. في الواقع ، غالبًا ما يكون منح عملائك خيار الدفع مقابل المشتريات ببطاقة الائتمان أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق النجاح. هذا صحيح بشكل خاص إذا كنت تخطط للقيام بأعمال تجارية على الويب لأن بطاقات الائتمان والنقد الإلكتروني تُستخدم لإكمال جميع مبيعات الويب والمعاملات المالية تقريبًا. لتقديم خيارات الدفع ببطاقات الائتمان للعملاء ، ستحتاج إلى فتح حساب تاجر ببطاقة الائتمان. ابدأ بزيارة البنك أو الاتحاد الائتماني الخاص بك أو عن طريق الاتصال بوسيط حساب التاجر مثل 1st American Card Service أو Cardservice International أو Merchant Account Express للاستعلام عن فتح حساب. إن تقديم الائتمان الخاص بك أمر سليم ، وسوف تواجه بعض العقبات. إذا كان ائتمانك ضعيفًا ، فقد تواجه صعوبات في فتح حساب تاجر أو تضطر إلى توفير وديعة تأمين كبيرة. إذا كنت لا تزال غير ناجح ، فإن الخيار الأفضل التالي هو فتح حساب مع موفر خدمة الدفع عبر الإنترنت ، والذي تمت مناقشته في القسم التالي.
مزايا فتح حساب تاجر ببطاقة ائتمان تمكنك من قبول مدفوعات بطاقات الائتمان عديدة. في الواقع ، أثبتت الدراسات أن التجار الذين يقبلون بطاقات الائتمان يمكنهم زيادة المبيعات بنسبة تصل إلى 50 بالمائة. ناهيك عن أنه يمكنك قبول مدفوعات بطاقات الائتمان عبر الإنترنت أو عبر الهاتف أو عن طريق البريد أو شخصيًا ، بالإضافة إلى بيع الخدمات على أساس أقساط من خلال الحصول على إذن بشحن بطاقة ائتمان العميل شهريًا أو وفقًا للاتفاقية. بالطبع ، كل هذه المزايا تأتي بتكلفة ، خاصة عندما تفكر في أنه سيتعين عليك دفع رسوم التقديم ، ورسوم الإعداد ، وشراء أو استئجار معدات وبرامج المعالجة ، ودفع رسوم الإدارة والكشف ، ودفع رسوم المعالجة والمعاملات التي تتراوح بين من 2 إلى 8 بالمائة من إجمالي حجم المبيعات. مرة أخرى ، يجب النظر إلى هذه الرسوم على أنها تكلفة ممارسة الأعمال التجارية.
خدمات الدفع عبر الإنترنت من أساسيات إدارة الأموال
تتيح خدمات الدفع عبر الإنترنت للأفراد والشركات تبادل العملات إلكترونيًا عبر الإنترنت. تحظى هذه الخدمات بشعبية كبيرة بين المستهلكين والتجار. PayPal هي واحدة من أكثر خدمات الدفع عبر الإنترنت شيوعًا مع أكثر من 40 مليون عضو في 45 دولة ، وتقدم خدمات الحسابات الشخصية والتجارية. يسمح كلا النوعين من الحسابات بتحويل الأموال إلكترونيًا بين الأعضاء ، ولكن الحساب التجاري فقط يسمح للتجار بقبول مدفوعات بطاقات الائتمان للسلع والخدمات. تتمثل مزايا خدمات الدفع عبر الإنترنت في أنها سريعة وسهلة ورخيصة لفتحها ، بغض النظر عن تصنيفك الائتماني أو أحجام المبيعات المتوقعة ، ويمكنك تلقي مدفوعات من أي عميل لديه حساب بريد إلكتروني. يمكنك إيداع الأموال مباشرة في حسابك ، أو إصدار شيك وإرساله بالبريد ، أو ترك الأموال في حسابك لسحبها باستخدام بطاقة الخصم الخاصة بك. العيب الحقيقي الوحيد هو أن معظم الخدمات تعيد توجيه عملائك إلى موقع الويب الخاص بهم لإكمال المعاملة. قد يؤدي ذلك إلى إرباك الأشخاص الذين سيتخلون عن الشراء في بعض الحالات. ومع ذلك ، فإن مزايا خدمات الدفع عبر الإنترنت تفوق بكثير أي عيوب.
تحديد شروط الدفع من أساسيات إدارة الأموال
يحتاج كل صاحب عمل صغير أيضًا إلى إنشاء سياسة شروط الدفع. على الرغم من أنك تريد بالتأكيد توحيد الطريقة التي يتم بها الدفع لك ، في نفس الوقت يجب عليك أيضًا أن تكون مرنًا بما يكفي لتلبية احتياجات العملاء على أساس فردي. يغطي تحديد شروط الدفع الودائع والمدفوعات المرحلية وتمديد الائتمان. من المهم وضع شروط دفع واضحة ومكتوبة مع العملاء قبل تقديم الخدمات أو تقديم المنتج. يجب طباعة شروط الدفع الخاصة بك على نماذج التقدير الخاصة بك ، وتضمينها في العقود الرسمية وأوامر العمل ، وطباعتها على فواتيرك النهائية وكشوف الحساب الشهرية.
تأمين الودائع
إذا كنت تدير نشاطًا تجاريًا خدميًا ، فعليك اولا ان تمتلك خلفية كبيرة في أساسيات إدارة الأموال وبالتالي أن تعتاد على مطالبة العملاء بإيداع قبل تقديم الخدمات ، خاصةً إذا كان العمل يتضمن أيضًا مبيعات المنتجات التي يجب أن تدفع ثمنها مقدمًا. في هذه الحالة ، يجب أن يكون الإيداع بقيمة المواد على الأقل. إذا كنت تزود العمالة فقط ، فحاول تأمين وديعة لا تقل عن ثلث إلى نصف القيمة الإجمالية للعقد قبل تقديم أي خدمات. يجب أن يحتوي نموذج الطلب أو العقد على معلومات الإيداع بوضوح. يجب أن تكون المعلومات المتعلقة بالطلبات أو العقود الملغاة وسياسة استرداد الأموال موجودة أيضًا في النماذج الخاصة بك. تأمين وديعة هو أفضل وسيلة لضمان تغطية التكاليف الأساسية من الجيب ، على الأقل ، في حالة قيام العميل بإلغاء الوظيفة أو العقد.
المدفوعات التقدمية من أساسيات إدارة الأموال
المدفوعات التقدمية هي أيضًا طريقة للتأكد من أنك لا تترك نفسك عرضة للمخاطر المالية. المفتاح لتأمين المدفوعات المرحلية بنجاح هو الترتيب المسبق للعقد وشروط الدفع. اتفق على المبلغ المستحق في مراحل مختلفة من المشروع. يمكنك استخدام النسب المئوية لحساب الدفعات المرحلية ، مثل 25 بالمائة إيداع ، و 25 بالمائة عند تسليم أي مواد ، و 25 بالمائة عند الإكمال الأساسي ، والرصيد عند الإكمال أو خلال 30 يومًا من الإكمال الأساسي. أو يمكنك الترتيب لمزيد من المدفوعات التقدمية الملموسة بناءً على المؤشرات ذات الصلة بنطاق العمل المحدد أو الوظيفة أو الخدمات المقدمة. بغض النظر عن النظام الذي تستخدمه ، يمكن للمدفوعات المرحلية على الوظائف الأكبر أن تقلل بشكل كبير من تعرضك للمخاطر المالية.
تمديد الائتمان من أساسيات إدارة الأموال
في معظم الحالات ، ليست هناك حاجة لتقديم ائتمان للمستهلكين ما لم تقدم خدمة مثل مكافحة الآفات التي يتم إصدار فواتير بها شهريًا أو عقدًا رئيسيًا يتم إكماله على مراحل. كقاعدة عامة ، عند اكتمال المعاملة ، يجب أن يتم الدفع لك بالكامل. ومع ذلك ، في حالة المبيعات بين الشركات ، سيرغب العملاء التجاريون عمومًا في نوع من الائتمان على أساس الحساب المتجدد ، مثل 30 أو 60 أو 90 أو أحيانًا 120 يومًا بعد تسليم المنتج أو إكمال الخدمة . من الناحية المثالية ، تريد أن يتم الدفع لك في أسرع وقت ممكن ، لذلك قد ترغب في تقديم خصم بنسبة 2 في المائة إذا تم دفع الفواتير في غضون أسبوع واحد. وإذا قمت بتمديد الائتمان ، فتأكد من إجراء فحص الائتمان أولاً ، خاصةً عندما تكون مبالغ كبيرة من المال على المحك. هناك ثلاث وكالات رئيسية للإبلاغ عن الائتمان تخدم الولايات المتحدة وكندا: Trans Union و Equifax و Experian. تقوم مكاتب الائتمان الثلاثة بتجميع ملفات ائتمان والاحتفاظ بها على كل شخص وشركة تجارية ومنظمة تقدمت بطلبات للحصول على ائتمان.
تحصيل الديون من أساسيات إدارة الأموال
بغض النظر عن مدى حرصك عندما يتعلق الأمر بمد الامتيازات الائتمانية للعملاء ، فلن يتم الدفع لك في الوقت المحدد أو على الإطلاق. ماذا يمكنك أن تفعل للحصول على المال؟ القاعدة الأولى للحصول على أموال هي إبقاء خطوط الاتصال مفتوحة مع عميلك المتأخر ، ومواصلة الضغط للحصول على أموال من خلال استخدام مكالمات هاتفية ورسائل وزيارات شخصية غير مهددة. لا يمكنك تخويف العملاء من الناحية القانونية لدفعك لك ، ولكن يمكنك شرح سبب مصلحتهم أن يدفعوا لك – أي الحفاظ على علاقة العمل الخاصة بك كما هي ، أو أن عدم السداد يمكن أن يضر بتصنيفهم الائتماني أو أنك قد تقاضيه إذا فعلوا ذلك لا تدفع.
خيار آخر هو استئجار وكالة تحصيل لتحصيل الديون المستحقة. تتقاضى وكالات التحصيل عمومًا نسبة مئوية من إجمالي المبلغ المستحق كرسوم ، والتي يمكن أن تصل إلى 50 بالمائة. تعتبر جمعية محترفي الائتمان والتحصيل نقطة انطلاق جيدة لإيجاد وكالة تحصيل للعمل معها.
اقراء ايضا: كيفية تنمية مشروع تجاري ناجح
خيارك الأخير هو أن تأخذ الحساب المتأخر في السداد إلى محكمة الدعاوى الصغيرة ، لكن تذكر أن محاكم المطالبات الصغيرة لها حدود لمقدار رفع دعوى في ولايتك أو مقاطعتك ، وتتراوح قيمتها من 1500 دولار إلى 25000 دولار. تختلف رسوم التسجيل حسب الولاية والمقاطعة أيضًا ، ويجب دفعها مقدمًا. ولكن إذا فزت ، فستتم إضافة الرسوم إلى جائزتك. كقاعدة عامة ، فإن أصحاب الأعمال الصغيرة الذين يأخذون الناس إلى المحكمة لعدم الدفع يمثلون أنفسهم عمومًا ، حيث أن مبلغ الجائزة المحتملة عادة ما يكون صغيرًا ولا يبرر أتعاب المحامين ونفقاتهم. حتى إذا فزت ، فلن تدفع بالضرورة المبلغ الذي حصلت عليه. قد تفوز بحكم ، ولكن لا يزال يتعين عليك ملاحقة المدعى عليه من خلال حجز الدخل أو مصادرة الأصول للحصول على أموال. يمكنك معرفة المزيد حول إجراءات محكمة الدعاوى الصغيرة ورسوم الإيداع عن طريق الاتصال بمحكمة الدعاوى المحلية.
